不知道大家平常是否覺得自己很忙碌，感覺時間不夠用呢？畢竟我們在生活中不只擔任一個角色，像是我在醫院工作，要忙學術，又要忙Podcast，也要陪伴家人，當然也希望有自己的時間可以運動。由於我平常通勤時間很長，每天開車的時間超過一個小時，所以都會聽Podcast學習新知。其中有一檔節目，長期聽下來覺得獲益良多，就是「高效人生商學院」，這是一個根據生活、工作各個面向，討論如何讓我們的效能提升。
所以這集特別邀請到「高效人生商學院」主持人趙胤丞老師和大家分享，如何在有效的時間裡兼顧所有角色，並完成所有事喔！
趙胤丞老師介紹
目前是一位職業培訓師，因為出版過幾本著作，所以有作家身份，也有顧問身份，目前兼職做三個Podcast，第一是「高效人生商學院」，第二是「下班吵什麼」，第三是「我在BNI學到的那些事」。
「高效人生商學院」是雙主持人的節目，另一位共同創辦人是電腦玩物站長，「下班吵什麼」也是和一位好朋友一起規劃，「我在BNI學到的那些事」是跟得來素的共同創辦人關登元老師一起聊聊，如何透過這個系統，運用在人生和職業上。
目前比較多人收聽的是「高效人生商學院」，我們努力接近日更的狀態，希望大家能夠從中獲取新知。
如何安排年度計畫？
《與成功有約》這本書對我來說意義深遠，其中有個「以終為始」的概念，讓我在做任何事情前，會先思考哪些事情非常關鍵，一定要完成。通常我在每年的年底，會規劃明年度要完成的目標，當然這些目標也會根據當下的情況做滾動式調整，但內容大概一致。我寫目標的時候，就會寫「要做Podcast」，這可能是其中一個待辦清單，但我不會只列這個環節，我還會寫上預計完成的集數。舉例來說，我們去年5/6開台，到年底大概做103集，我們就從原先兩週一集，變成一週一集，最後變成一週3~5集。於是我們訂了一個新目標，看能不能在2023年的年度，完成日更的挑戰，比如一個禮拜五天，一年52週，所以5*52=260，我們就訂下一年Podcast做260集的目標。
因為目標很大，我每天完成一集，就會往下個任務前進，而不是糾結在「如何開始進行這件事」，事實上我們已經上架257集，幾乎達到260集的目標，所以我在列完要完成的目標後，會在後面補充想要達到的水準，我覺得用數量來解釋是一個不錯的角度，因為如果能達到這個數量，做出來的成果通常不會太差，都可以提供聽眾不一樣的啟發。
唯獨把想要做的事情都寫下數量，才能評估工作量有多大，否則只是靠感覺。而感覺是一種錯覺，因為體力好和體力差的時候，感覺是不一樣的，所以我覺得這跟身體狀況有絕對關聯性。所以若要評估工作量大小，就是用工作量的多寡，看看能不能負擔這件事情。
假如無法負擔，就要檢視哪些任務可以先暫緩，甚至不做也沒關係，所以列完清單後，我會把優先的專案挑出來，假如有無法親力親為的任務，或許可以交付夥伴執行，讓任務一樣有完成的機會。因為當我的時間空出來，我就可以忙更重要或更有價值的事情。
所以基本上我是依照這幾個步驟：
一、先把要做的事情全部列出來
二、在事情後面寫上數量或要完成的目標
三、評估這些內容後，排出代辦事項的優先次序
四、找出相對不重要的內容，若體力無法負擔，則先暫緩再做；若全部都要做，則請夥伴代勞
當這些事情都訂好後，接下來就是如何實踐。馬雲有一句話說得很好：「晚上想想千條路，早上起來走原路。」很多人對於計畫只是想想而已，但實踐才是真功夫。像我之前聽過一個朋友訂下年度計畫希望到巴黎買Chanel包包，結果到了年底把這個計畫劃掉，改成到淡水買刈包，所以如何把目標解構，變成每天可以執行的任務，一旦達成就繼續往前推進，就會獲得不錯的成果。
不過在執行的過程中，有一點很重要，千萬不要過於完美主義，若是今天沒有達到目標，不要覺得過去付出的努力付諸流水，而是要相信自己，今天沒做到的事情，明天補回來，一樣是往前推進，只是走得比較慢一點，不要讓自己糾結在不完美的情緒。只要當低潮的時間變少，花在執行上的時間就會比較多。
所以我做的事情很簡單，當內容規劃完畢後，便按表操課，只要跟上預定進度即可，不需要把剩下的時間，拿來做接下來的事情，就像每天唸書一樣，只要唸到一定的量，就可以休息，如果唸太多，反而讓學習的效果和興趣大打折扣。畢竟如何過好自己的人生，是更重要的事情，所以我覺得可以用更高的維度和面相，來看待這件事，甚至內容規劃完畢後，可以和家人或工作夥伴討論，看看是否有哪些面向沒有顧及到，再做修正和調整。
如何兼顧生活中各種不同角色？
上面講的是工作面相，若是針對家庭，或許可以思考是否安排比較大的旅遊，比如去日本玩，那麼就把這件事當作一個里程碑，假如沒有規劃進去，時間就會被其他事情佔滿。
每個人每天只有24小時，扣除睡覺、工作、照顧小孩的時間，通常留給自己的時間非常少。我曾經統計過，我們一個禮拜留給自己時間大概7~9小時，平均每天一小時左右。
很多人會反問：「我到底忙了些什麼？」這時候就可以評估哪些專案一定要完成，哪些可以緩一緩，以這種方式展開，所以提早規劃是一個很重要的環節。由於身為培訓師，很多客戶會提早3~6個月先預留時間，像今年6月已經有客戶預約2024年11月的課程，基本上客戶的時間，就是我需要工作的時間，當彼此都安排出時間，就容易找到平衡點，可以多一點時間構思工作專案。
其實我們的時間永遠不夠用，也無法每件事都做到100%，但假如能把相對重要的事情列出來，都盡量達到90，我覺得這樣人生也是一個滿平衡的狀態。但工作的環節，我還是會用高標準要求自己，像是Podcast高產出這件事，我有自己的標準在，相較於其他環節，我覺得不一定要用逼迫人的方式進行，達到90分也很好。若為追求完美主義，長期將自己處於緊繃的狀態，容易讓人感到疲憊，且伴隨焦慮感。我覺得到了這個年紀，可以讓自己過得比較自在開心，所以我會把有興趣的面向拉出來，像是健康、家庭，如果都能達到，就會覺得自己過著很踏實的人生。
不一定是工作，看劇、休閒活動，這也算是年度計畫的環節，只要把所完成的事情加總，就是該年度狀態的品質，如果希望下一年有新的成長，或許可以把新項目的比重加重。像是前年我並沒有寫任何有關Podcast的東西，直到去年年終才決定做Podcast，所以我就開始思考如何安排，以及逐漸累積這樣的能量和級數，並定期回顧自己設定的目標是否合理、體力能否負荷，和自己做這件事是否感到快樂，隨時針對這些狀況做動態調整。
要如何判定一件事情需要耗費的心力？
假如打算做一件從沒做過的事，最直接的方式就是將目標列出來後，請教做過的朋友，請他們幫忙檢視是否有不符合現實之處。因為我們通常對於沒做過的事情，都會抱持過度樂觀的態度，實際上有許多環節需要兼顧，必須嘗試後才知道。比如說因為我很喜歡分享，剛開始做培訓師時，把百萬年薪的工作辭掉，沒想到106天都沒有任何課程，很多長輩覺得我瘋了，這就是因為我只看到培訓師的優點，沒有評估這個工作的缺點，必須要慢慢學習，才會了解這件事情。所以我覺得先聽聽過來人的經驗分享，而不是閉門造車。
接下來我覺得很重要一點是「請不要懷疑專家的話」，照著專家的話做就對了！因為很多人問完專家後也不照做，這樣的話效果會大打折扣。畢竟專家腦袋構思出來的是最佳流程，先照著做，再從做的過程當中發現新的體驗，當經驗慢慢累積後，就能判斷要如何調整與改善。只要搭配原子習慣來做這件事，當過了21天，或更長的時間，養成習慣後，就會發現做這件事沒有想像中這麼痛苦。
比如說剛開始我做Podcast也覺得很痛苦，錄一集、剪一集要花很多時間，但現在一天可以錄8集，只要我安排好時間，抓到做這件事的節奏，並有意識地練習口條，就能減少剪輯的時間，所以現在我只要看到題目，都能有效地跟大家分享，這是通過不斷練習才能達到的效果。
並且時時刻刻想一下是否有可以優化和改變的環節，讓Podcast產出更快速、更好。比如說一開始我們用A軟體錄音，必須要轉檔後，才能變成MP3檔；但現在我們下載的直接是MP3檔，可以減少轉檔的時間，這樣就節省一分鐘的工作時間，透過這種方式不斷優化流程，就能非常精準展現學習的頻率和成果。
比如說我錄一集Podcast可能30到40分鐘，加上剪輯，可以在1小時內上架，這是因為在錄製過程中，我會在旁邊放一張紙，隨時記錄幾分幾秒需要剪掉，這樣剪輯時就不用重聽，只要找出該段剪掉即可，接著往上展開，把文案寫好、下好關鍵字，基本上一集Podcast就完成了。所以只要盡量把能做的內容標準化，就能用自動化的方式推進。若是有需要改變的內容，就要花注意力將它處理好。這樣的態度我也運用在生活中，比如說我會花很多專注力在錄製Podcast，但除非是有特定需求，否則吃飯、穿衣服，我都盡量用果腹的狀態，或是一次買足，減少挑選的時間，所以某些地方我會讓自己很一致，用自動化的反應達成。
如果執行計畫時遇到緊急事件，要如何應變？
所謂的緊急事件，可能像是小孩生病，或是家裡突然發生無可避免大事，通常我會先跟客戶說明狀況，請對方諒解，並盡快把事情補上。接著會先處理緊急事件，若處理過程事情變得比較緩和，就會交給其他家人協助。
若要將緊急事件的影響降到最低，就要盡量減少不可控的因素存在。像我的工作沒有太多不可控的因素，所以基本上我讓自己處於安定的狀態，並讓工作持續穩定產出，救護發現自己習慣這個節奏，就會進入心流狀態，就能開始往下做推進跟展開。
對我來說，通常意外發生，可能是部署出包。曾經遇過一個部署，我經常要幫他收拾善後，這件事讓我很困擾，使我經常焦慮、緊張，睡也睡不好，後來我找到根本原因，就是因為我擔心他又出錯。直到後來他因為個人生涯規劃離職，換了一個非常細心且盡責的夥伴，才發現自己的困擾降低了。所以有些緊急事件，可能是某些人造成，這時候就要思考，在每個專案的流程是否設定檢核的關卡，讓自己的焦慮感降到最低。如果還有出現其他情況，代表系統建立不夠全面，再補上配套措施即可，只要用這個角度，就不用太過苛責自己的狀況，也可以讓意外降到最低。如果發現這個流程不錯，或許可以應用到其他領域。
復盤的注意事項？
復盤並非責備自己，以Podcast為例，我會評估沒有達成目標的原因，是否因為太累，或是事情太多造成，如果是這樣，我就會盡量把製作Podcast安排在精神比較好的時段，這樣就可以減少失誤的比例。再進一步我就會思考是否有解決方案，可以避免這樣的情況發生，或是讓這樣的狀況比較趨緩。所以我覺得復盤的重點並不在責備跟批評，而是思考能否展望未來，看看哪些地方可以做得更好。
我覺得復盤的概念是為了遇見更好的自己，而非不斷批評自己，這是一個非常重要的核心關鍵。
老師能否用幾個關鍵字描述做事的原則？
第一點用比較俗氣的講法，就是收入是否增加，如果收入增加，就會有資金讓家人的生活品質更好。
第二點是目前做的事情是否讓自己樂在其中，因為如果不想做這件事，卻硬要，某程度像坐牢，所以心態很重要，如果遇到不想做的事情，會先捫心自問是否要親自做，假如能夠讓夥伴代勞，就不一定要自己做。假如一定要自己做，就會用相對快速的時間完成，代表自己在這件事受苦的環節，可以少一點。
第三點是做這件事是否有長期的累積效益，舉個例子，寫第一本書時賣兩刷，寫第二本書時賣超過1萬本，就會發現這是累積的過程，這件事最重要的就是開始，假如都沒有開始，就不會累積。就像一開始做Podcast，很少人在聽，但到現在有好幾千人在收聽，這件事情就是有一步一腳印累積，所以累積性是很重要的關鍵。
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